Referat fra ekstraordinær generalforsamling 21. september 2020

Referat fra ekstraordinær generalforsamling d. 21. september 2020 i Kilden.

  1. Valg af dirigent
  2. Valg af stemmetællere
  3. Behandling af årsregnskab 2017.
  4. Behandling af årsregnskab 2018.

Punkt 1 Velkomst:

Formanden bød velkommen og foreslog Tom Atkins som er kredsformand i Hovedstaden midt som dirigent.

Punkt Valg af dirigent:

Tom Atkins, blev valgt som dirigent og konstaterede at generalforsamlingen var lovlig indvarslet og gik herefter over til punkt 3.

Punkt 3 Stemmeudvalg:

Per Lillballe have 11 – Bettina have 244

Punkt 4: Årsregnskab 2017: Regnskabet som er blevet udfærdiget af Revisions firma Haamann.

Dan gennemgår regnskabet punkt for punkt.

Aio have 198: Havde spørgsmål til Posten Omkostninger. Nogle af posterne står med saldo 0 kr.

Dan forklarer at det er fordi det er blevet bogført under andre posteringer. Men at alt er betalt.

Joan Røge have 90: Beretter om hvordan der var store udfordringer for revisorerne for at godkende regnskabet.

Marianne have 164: Havde spørgsmål til posten diverse hvorfor der stod 0 kr.

Forklaringen er at der ikke er brugt noget på diverse posten.

Regnskabet blev godkendt. 1 undlod at stemme.

Punkt 5 Årsregnskab 2018: Regnskabet som er udfærdiget af Kolonihaveforbundet.

Dan gennemgår regnskabet punkt for punkt.

Marianne have 164: spørger til påtegningen på forsiden af regnskabet 2018.

Joan Røge have 90: Forklarer grunden til den påtegning der er på forsiden, det er et ønske fra revisorerne, på grund af der var nogle uoverensstemmelser på nogle at de bilag som revisorerne så på var dobbelt faktureringen i 2018.

Dan forklarer at der havde været nogle uberettigede hævninger, det er blevet politianmeldt. Sagen ligger nu hos politiet i Tåstrup.

Lizette have 113 C: Hvorfor er det kun kassereren som er blevet politianmeldt?

Lajla forklarer at vi efter at have talt med advokat Kramme der alene, skulle politianmelde kasserne, og så lade det være op til politiet at gå videre med sagen.

Politianmeldelsen er sat i gang da forsikringen krævede det, for at vi kunne få dækket vores tab.

Parly 103: fortæller at den tidligere kasserer Dan også havde lavet noget af regnskabet for 2018.

Lajla svarer, det var regnskabet for 2017 og ikke i 2018.

Majbritt have 181: stiller spørgsmål til nogle poster, Dan uddyber hvad posterne dækker.

Aio have 198: Hvorfor kalder man det regnskab 2018 når der i materialet står resultatopgørelse. Samt forklaringsspørgsmål til forskellige poster.

Dirigenten svarer på spørgsmålet om  regnskab/resultatopgørelse, regnskab er bare en forenkling af navnet resultatopgørelse, men det er det samme.

Regnskabet blev vedtaget. 2 var imod og 2 undlod

Revisorerne ønsker at nedstående tages til referat.

Bemærkninger til arrangementer:

Vi kan slet ikke forstå regnskabet for arrangementer.

Vi kunne godt tænke os at alle arrangementer i foreningen bogføres på samme udgiftskonto og samme indtægtskonto. Det vil give et bedre overblik.

Bemærkninger i øvrigt:

Abonnementer til internet og andet, tegnet af foreningen, skal være uden bindingsperiode. Ellers skal vedkommende selv ville overtage abonnementet ved udtrædelse af bestyrelsen.

Ved evt. tabt arbejdsfortjeneste skal der fremover udfærdiges et skema som skal underskrives af arbejdsgiver som dokumentation for løntræk.

Ved kørselsgodtgørelse skal der udfærdiges et skema som kan bruges som dokumentation, med angivelse at km. og gældende kørselstakst.

Ved kørselsgodtgørelse eller tabt arbejdsfortjeneste bruges et skema pr. aktivitet.

Når foreningen udbetaler penge for at få udført et arbejde, skal det fremgå af bilaget, hvad det er vi betaler for og hvem vi udbetaler pengene til.

Baggrunden for disse bemærkninger er at skabe gennemsigtelighed i regnskabet således at vi ikke ender i problemer med uforståelige eller forkert udbetalte beløb.

Venlig hilsen

Interne revisorer Joan og Jytte

    Formanden takkede for god ro og orden.

                                  Brøndby d. 23-09-2020.